Rechtliches
AVV-Vorlage
Vorlage für einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung für Immo Suite.
Parteien
Auftraggeber: der jeweilige Kunde bzw. Mandant von Immo Suite. Auftragnehmer: DEIN NAME / DEINE FIRMA, DEINE ANSCHRIFT.
Gegenstand und Dauer
Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden, um die SaaS-Anwendung bereitzustellen, zu warten, zu sichern und Support zu leisten. Die Dauer entspricht der Laufzeit des Hauptvertrags einschließlich Lösch- und Rückgabephase.
Art und Zweck der Verarbeitung
- Hosting und Betrieb der Immobilienverwaltungsplattform.
- Speicherung und Verarbeitung von Objekt-, Einheiten-, Miet-, Zahlungs-, Dokumenten- und Ticketdaten.
- Erstellung von Auswertungen, Abrechnungen, Exporten und Benachrichtigungen.
- Support, Fehleranalyse, Datensicherung und Sicherheitsmaßnahmen.
Kategorien personenbezogener Daten
Namen, Kontaktdaten, Bankdaten, Vertragsdaten, Miet- und Zahlungsdaten, Kommunikationsinhalte, Dokumente, Portal-Codes, Nutzerrollen, Log- und technische Zugriffsdaten.
Kategorien betroffener Personen
Kunden, deren Mitarbeiter, Vermieter, Mieter, Interessenten, Dienstleister, Ansprechpartner und sonstige Personen, deren Daten vom Kunden in der Anwendung verarbeitet werden.
Weisungen und Vertraulichkeit
Der Auftragnehmer verarbeitet Daten ausschließlich dokumentiert nach Weisung des Auftraggebers, sofern keine gesetzliche Pflicht entgegensteht. Beschäftigte und eingesetzte Personen werden zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Technische und organisatorische Maßnahmen
- Mandantengetrennte Datenverarbeitung und rollenbasierte Zugriffe.
- Passwortgeschützte Nutzerkonten und sichere Session-Verwaltung.
- Private Dokumentenablage außerhalb öffentlich erreichbarer Upload-Pfade.
- Backup-, Restore- und Exportfunktionen mit Mandantenbezug.
- Protokollierung sicherheitsrelevanter Fehler und administrative Kontrollen.
- Transportverschlüsselung im Produktivbetrieb über HTTPS.
Unterauftragsverarbeiter
Aktueller Hosting-Dienstleister: HOSTING-ANBIETER ERGAENZEN. Weitere Dienstleister für E-Mail, Backup, Monitoring oder Support sind vor Live-Betrieb konkret zu benennen. Änderungen werden dem Auftraggeber mit angemessener Frist mitgeteilt.
Unterstützung, Meldungen, Rückgabe und Löschung
Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber angemessen bei Betroffenenrechten, Sicherheitsvorfällen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und Nachweispflichten. Nach Vertragsende werden Daten nach Weisung gelöscht oder exportierbar bereitgestellt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.